Como diseñadora instruccional me he enfrentado a la gestión de un número importante de proyectos eLearning de distintas temáticas y para las más diversas industrias. Aunque aún sigo aprendiendo con cada nuevo proyecto que llega a mis manos, con los años he desarrollado algunas estrategias que me han ayudado a mejorar y ser más eficiente en mi trabajo. Por esta razón, quiero compartir con ustedes las 5 recomendaciones para gestionar un proyecto de eLearning.
Para empezar, es importante aclarar que el diseño y desarrollo de un curso eLearning no es una simple actividad de creación, sino que debe ser percibido como un proyecto. Especialmente, porque su realización implica el esfuerzo combinado de varios profesionales en diferentes áreas de especialización. Todas estas personas deben unirse en un esfuerzo conjunto para producir contenido de aprendizaje online de alta calidad.
Por supuesto, al haber tantas personas trabajando conjuntamente, es necesario que alguien lidere. Esto debe hacerse con el fin de coordinar a los involucrados en el proceso de desarrollo y así cumplir con los requisitos solicitados por el cliente. Y es ahí donde actuamos nosotros.
Aunque muchos puedan pensar que es un trabajo sencillo, en realidad está lleno de desafíos. Donde el tiempo y la comunicación, por solo nombrar algunos ejemplos, pueden alterar el rumbo de un proyecto exitoso. Veamos, pues, algunos aspectos que es importante considerar.
Índice de contenidos
Planificación
Es la fase más importante de un proyecto de eLearning, ya que es necesario entender el alcance de lo que se quiere lograr. Aspectos como el tema a tratar, el contenido, el público objetivo que se quiere impactar, el tiempo estipulado para la entrega, el presupuesto con el que se cuenta y el tipo de curso eLearning que el cliente solicita son fundamentales. Conociendo esto es posible evaluar y organizar los recursos con los que se cuenta. Y, seguidamente, determinar qué miembros del equipo participarán en esta tarea, considerando sus habilidades, conocimientos y capacidades para atender las solicitudes del cliente.
Reunión inicial del equipo de trabajo
Un equipo de creación y desarrollo de eLearning debe funcionar como una máquina de engranaje. Es decir, donde todos trabajan en conjunto y se apoyan mutuamente para producir experiencias de aprendizaje increíbles. Lo principal aquí es que se sientan cómodos colaborando entre todos. Si no es así, pueden surgir luego problemas de comunicación que afecten el resultado del proyecto. Ahora bien, como ya indicamos, luego de la planificación es esencial informar a los participantes del proyecto:
- Cuál es el resultado que se espera lograr.
- El tiempo requerido para hacerlo.
- Las actividades puntuales que cada uno debe realizar.
- Las expectativas del cliente.
Por supuesto, es importante también escuchar opiniones de todos para mejorar el producto final. Con esto ya es posible iniciar el proyecto.
Crear un cronograma del proyecto
Algo imprescindible es organizar el desarrollo del proyecto en todas sus fases, respetar los plazos y entregar el curso de eLearning al cliente en el tiempo acordado. Para ello es importante, en primer lugar, hacer una estimación muy realista del tiempo que llevará cada etapa de diseño y desarrollo. Y, en segundo lugar, es clave utilizar alguna aplicación que pueda ser visualizada y trabajada en conjunto por todo el equipo, donde se muestren las tareas asignadas a cada persona y, además, de prioridades, tiempos de entrega y entregables.
Esto es importante porque, de esta manera, se tiene una línea de tiempo organizada para cumplir con las asignaciones, independientemente de los demás proyectos que se trabajen a la par. Esto asignará responsabilidades individuales que eliminan el riesgo del incumplimiento de los plazos.
Mejorar la comunicación y el liderazgo
Como ya hemos visto en los puntos anteriores, el desarrollo de cursos eLearning implican el trabajo de un equipo de personas para que sea exitoso. Por lo tanto, todos deben estar alineados con la visión del proyecto a entregar. Esto solo se logra si se lidera bien al equipo desde el inicio, explicando las pautas clave de la entrega, motivando a dar lo mejor de cada uno en ese proyecto y marcando el ritmo de trabajo que se necesita. Claro que, esto se logra, como ya dijimos antes, con una buena comunicación y estando abiertos a opiniones e ideas nuevas que mejoren y faciliten el trabajo. Asimismo, es importante al final celebrar los triunfos, y ser críticos en el caso de que no se haya obtenido lo esperado, pero siempre de manera respetuosa y con la mentalidad de mejorar en el futuro.
Resolución de problemas
Obviamente, como en todo aspecto de la vida, en el desarrollo de un proyecto eLearning pueden surgir problemas, ya sea internamente en el equipo o externamente por cuestiones del cliente. Lo importante aquí es estar dispuestos a superar estos desafíos y, de nuevo, trabajar colaborativamente, escuchando a todo el equipo para enfocar el problema desde varios ángulos y así resolverlo rápidamente. Es importante tener habilidades de escucha activa y empatía, tanto con el cliente como con el equipo de desarrollo que, al final, son la base para poner en marcha todo el trabajo. Asimismo, es importante celebrar los triunfos y demostrar que cada día se puede mejorar como equipo de trabajo.
Por supuesto, existen otros aspectos a considerar cuando se trabaja en este sector. Pero, a mi parecer y por la experiencia que he ganado desde que me desempeño en este rubro, estos que acabo de nombrar son los básicos a considerar. Si no se toman en cuenta, es posible que los proyectos que se gestionen fallen o no tengan el resultado exitoso que esperábamos. Por mi parte, sigo aprendiendo con cada nuevo proyecto, así que poco a poco iré sumando nuevas habilidades y criterios a esta lista.
