Después de mucho tiempo inactivo, demasiado diría yo, finamente me es posible volver a escribir para el blog y quiero empezar con un tema que probablemente es de los más importantes, pero que irónicamente también es de los que más descuidan las empresas cuando deciden optar por la modalidad online, me refiero al proceso de implementación.
Es muy común que las empresas se contacten con nosotros para conocer más sobre nuestro campus virtual o que lo hagan por que quieren probar con un curso en línea. Hemos participado en muchos concursos donde las soluciones de LMS son evaluadas de una manera muy rigurosa, las metodologías puestas a prueba y los recursos estudiados a detalle, sin embargo, me llama mucho la atención que casi ninguna empresa nos consulte acerca de lo que deben hacer para implementar con éxito la modalidad elearning.
En mi experiencia, si usted ha decidido probar con e-learning y sus empleados no están acostumbrados a esta modalidad, no importa cuán potente sea el campus virtual que usted contrate o lo atractivos y bien diseñados que puedan estar sus cursos, si no ha trazado un minucioso plan de implementación que sea capas de llamar la atención, convencer y finalmente enamorar a sus empleados, solo hay una cosa asegurada y es que su proyecto va a fracasar.
Tal vez esta sentencia le puede parecer exagerada, pero debo decirle que el 60% de las empresas que nos contratan lo hacen porque necesitan que salvemos su sistema e-learning y durante la fase de diagnostico detectamos que la falla fue la implementación.
Pero bueno, no todo son malas noticias, si usted esta pensando en emprender la cruzada de implementar formación online en su empresa, aquí van algunas recomendaciones que esperamos le sean de ayuda.
Índice de contenidos
Establecer objetivos
Como sucede con cualquier proyecto es indispensable que usted determine por qué desea implementar e-learning en su empresa y qué quiere conseguir al hacerlo. Este tipo de proyectos requieren de tiempo y una inversión importante para poder arrancar, es por ello que los esfuerzos deben estar plenamente justificados, un sistema e-learning podría ayudarlo a disminuir costos administrativos, bajar la carga operativa de RRHH, llegar con la capacitación de forma oportuna, conseguir mejores tasas de transferencia, mejorar el desempeño de los trabajadores y por consiguiente el siempre anhelado retorno sobre la inversión.
Sin importar cual sea su objetivo asegúrese de que es beneficioso para su área y la empresa en general y que esto pueda probarse de forma objetiva, los indicadores deben estar presentes desde un inicio en su proyecto solo así podrá conocer si tuvo éxito.
Establecer un plan de proyecto
Si conoce o ha tenido cercanía con la gestión de proyectos sabrá que no puede existir uno, sin un plan. Es necesario que todos los involucrados se reúnan y tracen un plan que recoja las principales actividades que serán necesarias para la implementación, esto implica sin duda que se debe nombrar a un líder y responsable del proyecto.
Análisis de viabilidad
No tomar en cuenta el presupuesto, las habilidades de las personas y las capacidades tecnológicas de la empresa (infraestructura, ancho de banda, equipos disponibles, etc.) es un grave error.
Imagínese que usted pretende producir video cursos en alta resolución que necesitan como mínimo 2 MB de ancho de banda para reproducirse con normalidad y su empresa solo tiene 1 MB, el resultado seria una enorme taza de deserción.
Por otro lado, que pasaría si usted tiene planificado utilizar mobile learning pero sus usuarios no tiene datos o simplemente son analfabetos digitales.
Diseño de metodología de formación online
Cada empresa en un mundo, es lo que siempre digo. Así como no existe una receta mágica para hacer cursos online exitosos, tampoco se puede pretender utilizar una única metodología para todas las empresas, es necesario analizar la cultura organizacional, giro de negocio, perfil psicológico, estilos de aprendizaje, distribución demográfica, entre otros factores que serán determinantes al diseñar una metodología que funcione en cada empresa.
Selección de soluciones y proveedores
Aunque es común que nos contacten en este punto, mi recomendación es que trate de conseguir asesoría desde el inicio del proyecto, buscar y seleccionar soluciones sin tener experticia en el campo es una equivocación que le puede resultar muy costosa. He visto como clientes nos buscan desesperados después de que seleccionaron a una empresa dejándose guiar por los precios bajos o las falsas promesas.
Si bien existen muchas empresas en Ecuador y Latinoamérica dedicadas al e-learning muy pocas son en realidad especialistas en el tema y cuentan con la formación o la experiencia necesaria para guiarlo en este importante proyecto.
Pida referencias, revise la cartera de clientes y los productos que han elaborado los proveedores con los que va a trabajar, esto no es algo que de deba tomar a la ligera, recuerde que al final del día usted está poniendo en manos de estas personas su activo más valioso, el conocimiento.
Diseño del sistema de incentivos
Ningún esfuerzo o inversión valdrá la pena si usted no gestiona el factor más importante en un sistema e-learning, me estoy refiriendo a las personas. Es necesario que busque los mecanismos que utilizará para captar la atención de sus colaboradores, hacer que se decidan a invertir su tiempo para poder formarse y que conviertan esta actividad en un hábito.
Esto es probablemente lo más complejo, pero mi recomendación es que empiece por responder las siguientes preguntas: ¿Cómo puedo ofrecer verdadero valor a las personas que utilizarán su plataforma? ¿Qué les gusta? ¿Qué los motiva? Utilizar diseño motivacional es una buena opción.
Creación del plan de comunicación y sensibilización
Cuando la metodología, campus virtual, sistema de incentivos y demás factores de su sistema estén listos entonces será momento de pensar en la estrategia de comunicación. Es necesario que identifique, segmente y cree un mensaje para cada publico objetivo, el cual tendrá como finalidad transferir las bondades de la formación online a tal punto que el usuario se interese y termine por probar la oferta, en adelante todo dependerá de la experiencia que usted logre ofrecer al usuario.
Formación y soporte al usuario
Asegúrese de que todos los perfiles, usualmente; administradores, tutores y alumnos, hayan recibido la capacitación necesaria para poder operar el sistema e-learning, esto permitirá que lo aprovechen al máximo y evitará que terminen odiándolo por el simple hecho de no saber como utilizarlo.
Además, debe acompañar a todos los usuarios con un mecanismo de soporte continuo al cual puedan acudir siempre que se les presente una dificultad, de esta forma evitará que se sientan abandonados a su suerte.
Ejecución de un piloto
Jamás salga en vivo antes de realizar una prueba piloto. Por más que usted haya logrado hacer un análisis muy minucioso y corregir las diferentes variables que pueden suscitarse en un entorno online, siempre hay algo que no lograremos detectar hasta poner en marcha nuestro sistema. e-learning.
Mejor prevenir que lamentar, no importa si se presentan problemas en el piloto, estaremos a tiempo de corregirlos y así evitar que se produzcan cuando llegue el gran momento.
